Standardy branżowe

PROJEKT WDROŻENIA CERTYFIKATÓW JAKOŚCI IBS

Jednym z głównych zadań Izby jest stworzenie uniwersalnego drzewa produktów, powiązanego w prosty sposób z funkcjonującymi klasyfikacjami. Upowszechnienie takiego drzewa produktów umożliwi szybszy rozwój sprzedaży w Internecie i uprości promocję produktów. Zapraszamy do zapoznania się z prezentowaną wizją wdrożenia dwóch certyfikatów jakości Produktów wg Izby.

Wizja wdrożenia:

I. Certyfikatu RQ - Rekomendacji Gwarantowanej Jakości Produktów
II. Certyfikatu RQS – Systemu Rekomendowanej Gwarantowanej Jakości Produktów

Przetargi Publiczne artykułów biurowych ujawniają wiele sytuacji, w których produkty gorsze mają deklarowane co najmniej takie same parametry i wypierają produkty lepsze. Powoduje to domniemanie, że niektórzy dostawcy stosują dowolne metody określania istotnych parametrów, aby tylko sprostać zapytaniu przetargowemu i wygrać. Stosowanie sprzeciwów przez pozostałych oferentów przedłuża procedurę przetargową i często nie daje możliwości wykazania wyższości lepszych produktów i zmiany werdyktu końcowego.

Członkowie Izby widzą potrzebę zarówno poddania produktów bezstronnej ocenie jakościowej, a także chcą bezwzględnie stosować jednolity standard oceny ich jakości i prezentacji w formie ujednoliconych kart katalogowych produktu. Produkty wraz z ich opisami poddawane będą ocenie Komisji Rekomendacyjnej Izby reprezentującej środowisko producentów, importerów i dystrybutorów. Komisja będzie opiniować uniwersalny standard opisu produktu i oceniać dokumentację poszczególnych produktów. Wynikiem oceny będzie wydanie Certyfikatu RQ, równoznaczne z rekomendacją zakupową potwierdzającą zgodność specyfikacji z produktem, oraz spełnianie określonych dla danego produktu wymagań jakościowych zgodnych z przeznaczeniem. Właściciele Certyfikatu RQ (wprowadzający na rynek) będą mogli poświadczać tym certyfikatem produkt na karcie produktu i w ofertach, w których opis produktu będzie identyczny z zatwierdzoną tymże certyfikatem Kartą Produktu. Rozwinięciem Certyfikatu RQ jest Certyfikat RQS - gwarancja systemu jakości obejmująca nie tylko produkt, ale też usługę dystrybucji, gwarantującą utrzymanie wysokich standardów dostawy i obsługi posprzedażowej. W tym przypadku certyfikat nie byłby przypisany do produktu, lecz do całego systemu, czyli jakość oferty produktu od konkretnego Dystrybutora/Dealera byłaby gwarantowana Certyfikatem.

Planuje się uruchomienie dwóch ścieżek certyfikacji, procedurę pełną i procedurę uproszczoną. Procedurę pełną będzie się uruchamiać wyłącznie w odniesieniu do produktów, gdzie istnieje przypuszczenie, że wyłącznie ta procedura pozwoli na właściwą obiektywna ocenę. Decyzję w tym zakresie będzie podejmować najpierw Komisja Rekomendacyjna i Zarząd Izby.

Izba zbuduje niezbędną infrastrukturę organizacyjną w tym przegotuje regulamin pracy i zasady tworzenia składu Komisji Rekomendacyjnej. Biuro Izby będzie w miarę możliwości publikować listę produktów poddawanych procesowi certyfikacji na swojej stronie internetowej. Zakłada się, że Izba wyda certyfikat w ciągu do 3 tygodni w razie braku konieczności uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub badań.

Procedury Certyfikacji RQ

Procedura pełna polegać będzie na wypełnieniu formularza „A”, „B”, „C” i zatwierdzeniu przez Komisję i Zarząd. Certyfikat sporządzony na podstawie procedury pełnej, będzie obejmował cały okres życia badanej wersji produktu, czyli pod warunkiem nie zmieniania jego technologii i cech użytkowych. W razie modyfikacji produktu wymagana będzie procedura uzupełniająca.

Proces certyfikacji RQ pełnej opierać się będzie na zebraniu i 2-3 stopniowej ocenie dostępnej dokumentacji:

1. Obligatoryjnie (ocena w formularzu „A” przez Biuro Izby):

• Karta produktu wypełniona zgodnie z rekomendacjami Komisji Rekomendacyjnej Izby,
• Deklaracji producenta lub wprowadzającego na rynek (może obejmować grupy produktów)

2. Uzupełniająco (ocena w formularzu „B” przez Komisję Rekomendacyjną):

• Karta wyrobu producenta/wprowadzającego na rynek,
• Deklaracja zgodności z CE,
• Wyniki badań z laboratoriów akredytowanych przez PCA lub posiadających akredytację uznanych przez PCA międzynarodowych jednostek jak DNV, ASTM, ISQC, itd.,
• Certyfikaty instytucji certyfikujących ISO, FSC itd.,
• Inne badania zamawiane przez Zlecającego za pośrednictwem IPBBS na wyraźne żądanie Komisji Rekomendacyjnej,
• Opinie ekspertów i innych producentów z danych dziedzin współpracujących z Izbą.

Złożone dokumenty będą weryfikowane przez Biuro Izby i przedstawiane Komisji Rekomendacyjnej w cyklach 2 tygodniowych do oceny końcowej. W szczególnych wypadkach Komisja może zażądać oględzin produktu lub ujawnienia niezbędnych dla Komisji danych nie wynikających z dostępnej dokumentacji.

Procedura uproszczona polegać będzie na wypełnieniu formularza „A” na podstawie obligatoryjnych dokumentów produktu. W takim przypadku certyfikat będzie przysługiwał na okres 2 lat i automatycznie będzie przedłużany na dalsze okresy pod warunkiem nie wpłynięcia sprzeciwów na formularzu „V” w okresie obowiązywania.

Formularz „A” będzie umożliwiał certyfikację rodziny produktów o zbliżonych parametrach, pod warunkiem wypełnienia wszystkich kart produktów.
Procedura uzupełniająca polegać będzie na dostarczeniu aktualnej dokumentacji na formularzu „A” i lub „B”. Dalej stosować się będzie procedurę uproszczoną, lub w razie sprzeciwów, lub niejasności procedurę pełną.

Procedura uzupełniająca polegać będzie na dostarczeniu aktualnej dokumentacji  na formularzu „A” i lub „B”.  Dalej stosować się będzie procedurę uproszczoną, lub w razie sprzeciwów, lub niejasności procedurę pełną.

Procedury Certyfikacji RQS

Procedura certyfikacji RQS polega na spełnieniu określonych wymagań zawartych w Wymaganiach dla Systemu RQS i wypełnieniu formularza „C” przez Dystrybutora/Dealera i jego poświadczenia przez właściciela certyfikatu RQ. Procedura jest rozwinięciem procedury do Certyfikatu RQ i dotyczy zarówno jakości systemu produkcji wyrażonego przez jakość produktu i systemu dystrybucji, w którym dystrybutorzy spełniają warunki wysokiej jakości dostaw i obsługi posprzedażowej.

Procedura sprzeciwu będzie mogła być wszczęta z wniosku złożonego na formularzu „V” zawsze w odniesieniu zarówno do produktów certyfikowanych w formie uproszczonej, jak i w procedurze pełnej z tym, że w odniesieniu do certyfikatów uzyskanych w formie uproszczonej, sprzeciw spowoduje ich wygaśnięcie po upływie 2 lat od daty certyfikatu i o ile nie zostaną wcześniej zweryfikowane pozytywnie w wyniku dostarczonej dokumentacji. Sprzeciwy wobec certyfikatów uzyskanych w drodze procedury pełnej, będą rozpatrywane na posiedzeniach Komisji Rozjemczej IPBBS z udziałem reprezentantów Komisji Rekomendacyjnej. Rozprawa przed Komisją Rozjemczą musi się odbyć najpóźniej w 30 dni od otrzymania sprzeciwu i nie wcześniej jak po otrzymaniu wyjaśnień od właściciela certyfikatu. Zaskarżany certyfikat wygasa w przypadku braku rozstrzygnięć w ciągu 3 miesięcy od złożenia sprzeciwu.

Cel i zalety certyfikacji IPBBS certyfikatem RQ/ RQS

• Ujednolicenie i zweryfikowanie zgodności opisów i parametrów produktów potwierdzone certyfikatem – opisom certyfikowanych produktów będzie można zaufać
• Stworzenie, nadzorowanie i rozwój standardu opisu produktów, a w szczególności utworzenie wzoru opisu produktu do wykorzystania w różnych bazach produktowych,platformach B2C i B2B,ze szczególnym uwzględnieniem w eKatalogach UZP
• Możliwość dokładnego monitorowania wyszukiwarek produktów i uproszczenie analizy statystyk sprzedaży,
• Poprawienie etyki branży, szanowania własności praw intelektualnych itd.