Rozwój firmowego IT i jednoczesna optymalizacja kosztów? To możliwe
Wielu managerów jest przekonanych, że przeniesienie zasobów IT do zewnętrznego dostawcy musi generować koszty. Okazuje się jednak, że rozwiązania takie jak kolokacja, chmura obliczeniowa i outsourcing administracji IT pozwalają na oszczędności, jednocześnie oferując wyższy poziom bezpieczeństwa firmowych danych i systemów.
Outsourcing IT w Polsce wciąż przywołuje mity. Nie ma różnicy, czy są to młodzi, czy starsi przedstawiciele kadry zarządzającej – wciąż powtarzane są jak mantra stereotypy, że delegowanie środowiska IT firmie zewnętrznej oznacza wyższe koszty i utratę kontroli. W rzeczywistości outsourcing IT, podobnie jak w przypadku innych obszarów jak np. usług logistycznych, umożliwia optymalizację kosztów i koncentrację na kluczowej działalności. W wielu wypadkach jest też panaceum na coraz większą rotację specjalistycznych pracowników.
Faktem jest, że skuteczna optymalizacja budżetu na nowe technologie wymaga więcej wysiłku niż w przypadku innych działów, ale oszczędności mogą być niebagatelne. Warto więc poznać kilka ważnych wskazówek, jak dobrze inwestować w IT.
1. Inwentaryzacja to podstawa
Nie da się zaplanować budżetu i wszelkich działań finansowych bez odpowiedniej wiedzy. Szukając sposobów na racjonalizację wydatków IT, trzeba skupić się na inwentaryzacji rozwiązań informatycznych i realizowanych przez nich usług. Warto zweryfikować, jakie rozwiązania są obecnie niezbędne oraz zastanowić się, jakich nowych zasobów firma może potrzebować w najbliższym czasie. Przygotowanie takiej listy to pierwszy i konieczny krok do optymizacji wydatków.
2. Wywiad pracowniczy
Nawet najlepszy szef nie ma pełnej wiedzy o tym, czym zajmuje się pracownik. Kiedy gotowa jest już lista niezbędnych (według szefa) rozwiązań IT, warto tę listę zweryfikować z pracownikami. Z ilu różnych aplikacji korzystamy? Jakie oprogramowanie jest rzeczywiście używane? Czy taka ilość sprzętu jest rzeczywiście potrzebna? Utrzymanie których obszarów IT wewnętrzne jest najbardziej problematyczne?
Spore rezerwy drzemią także w polityce licencyjnej dostawców. Zmiana modelu licencjonowania najważniejszych aplikacji (np. zastąpienie licencji dla wszystkich użytkowników licencjami na tzw. użytkowników nazwanych lub użytkowników równoczesnych) może realnie obniżyć całkowite koszty użytkowania systemów.
3. Zastanów się nad kolokacją danych
Jedynym z popularniejszych sposobów racjonalizacji kosztów IT jest kolokacja firmowych zasobów – umieszczenie serwerów w zewnętrznym centrum danych. Wybierając kolokację, wystarczy dostarczyć sprzęt IT do centrum danych operatora, który zadba już o zasilanie, chłodzenie urządzeń, łączność sieciową, zabudowę szaf i pozostałe elementy infrastruktury.
W ośrodkach tego typu przechowane i zabezpieczane są dane klientów. Niektóre data center to prawdziwe schrony informatyczne. Tak wygląda chociażby ośrodek firmy Beyond.pl w Poznaniu. To otoczone dwoma płotami żelbetonowe centrum, które ochraniają umundurowani strażnicy. Do środka budynku można dostać się, wyłącznie stosując się do ściśle określonych zasad bezpieczeństwa. Przemyślane procedury, redundantna w każdym krytycznym obszarze infrastruktura i projekt budynku umożliwiają zagwarantowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa oraz dostępności danych. Jego zapewnienie we własnej serwerowni wymagałoby poniesienia ogromnych i niepotrzebnych kosztów.
4. Trzymaj rękę na pulsie!
Nawet jeżeli ustaliłeś już budżet IT i zaplanowałeś wydatki, to pamiętaj, że rynek rozwiązań IT – zarówno w sferze software, jak i hardware – jest niezwykle dynamiczny. Bądź gotowy na zmiany i dopuszczaj korektę budżetu. W przypadku technologicznego wyścigu wygrywa ten, który jest o dwa kroki przed konkurencją. Aby dynamicznie reagować na zmiany, warto rozważyć inwestycję w rozwiązania oferujące dużą elastyczność jak np. chmura obliczeniowa, umożliwiająca dostosowanie skali rozwiązania do bieżących potrzeb.
5. Pomyśl o outsourcingu
Zweryfikuj, czy posiadana przez Ciebie infrastruktura lub jej część odpowiadająca za krytyczne zasoby Twojej firmy jest zaprojektowana w taki sposób, że nawet w sytuacji awarii będzie sprawna. Przemyśl, czy finalnie nie posiadasz środowiska, którego utrzymanie kosztuje Twoją firmę znacznie więcej pieniędzy i czasu pracy zasobów ludzkich niż początkowo zakładałeś. Może jest to idealny moment na nawiązanie współpracy z zewnętrznym partnerem, który odciąży Twoją firmę i pozwoli wykorzystać posiadane zasoby IT na realizację projektów rozwojowych.
Nie każdy łatwo daje się przekonać, że wydzielenie części firmy na zewnątrz to dobry pomysł. Właśnie z tego powodu założyciele Beyond.pl wpadli na pomysł, aby umożliwić wizyty w data center. W ten sposób, po uprzedniej zapowiedzi, potencjalni klienci mogą na własne oczy przekonać się, gdzie ich dane mogą zostać ulokowane oraz jak może wyglądać ich nowa infrastruktura IT.
Materiał powstał we współpracy z firmą Beyond.pl
